Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten van Evi Coomans fotografie.
Je kan mij steeds bereiken via het e-mailadres evi_coomans@outlook.com

​

1. Toepasselijkheid algemene voorwaarden

​

1.1 In deze algemene voorwaarden beschrijf ik de regels waarvan ik, als fotografe, mijn diensten en producten aan jou, als klant, zal leveren. Deze voorwaarden zijn van toepassing op al mijn offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, diensten, fysieke en digitale producten, en bevatten belangrijke informatie over jouw rechten en plichten. 

​

1.2 Bij het vastleggen van een datum voor een fotoshoot of inschrijven voor een minishoot ga je automatisch akkoord met onderstaande voorwaarden. 

​

1.3 Deze algemene voorwaarden kunnen op ieder gewenst moment door mij, als fotograaf, worden aangepast. 

​

1.4 De laatste versie van deze algemene voorwaarden is steeds van toepassing.

 

2. Aanbod

​

2.1 Als fotografe bied ik volgende diensten aan:
      - paardenfotografie
      - hondenfotografie

​

2.2 Ik werk met standaard pakketten inclusief een aantal digitale bestanden en, afhankelijk van het pakket, ook een print credit waarmee je achteraf producten naar keuze kiest in de printwinkel. 

​

2.3 Het aanbod voor fotoshoots is steeds te raadplegen via mijn website. De prijzen worden uitgedrukt in euro. Er wordt geen BTW aangerekend wegens vrijgesteld van BTW.

​

In dit aanbod zijn geen reiskosten inbegrepen. Hiervoor wordt €0,30/km heen en terug vanaf postcode 3290 naar de fotoshoot locatie gerekend. Bij reistijd langer dan 1,5 uur (heen en weer) zal er €30,- euro/extra uur aan reistijd gerekend worden.  

​

2.4 Ik, als fotografe, heb steeds het recht om de tarieven en/of voorwaarden aan te passen. Het aanbod dat bestond op het moment dat jij als klant je fotoshoot of minishoot inboekt in de agenda is het geldende aanbod.

​

3. Werkwijze

​

3.1 Kennismakingsgesprek

Sinds 1 november 2023 wordt er standaard gewerkt met een online of telefonisch kennismakingsgesprek.

Tijdens dit kennismakingsgesprek worden alle verwachtingen en mogelijkheden rondom de fotoshoot besproken zodat we zeker zijn dat we een goede match zijn. Na dit gesprek ontvang je van mij ook alle info op mail en een link naar mijn agenda om jouw fotoshoot effectief in te plannen/boeken.

 

Als klant heb je tot 1 maand na het kennismakingsgesprek de mogelijkheid om het aanbod te aanvaarden, wat neerkomt op het boeken van een shoot aan de tijdens het gesprek vermelde prijzen.

 

3.2 Overeenkomst & betaling

Een overeenkomst tussen ons, ik als fotografe, en jij, als klant, komt tot stand op het moment dat je een moment voor een fotoshoot inboekt in mijn agenda en tijdig een voorschot van €100,- betaalt, of wanneer je een tijdslot voor een minishoot inboekt in mijn agenda en het volledige bedrag hiervoor tijdig overschrijft.

 

3.2.1 Een fotoshoot

Het gefactureerde bedrag is altijd de som van het gekozen pakket plus eventuele reis- en andere kosten die niet in het pakket zijn inbegrepen.

​

Enkele weken voor de fotoshoot ontvang je van mij een mail met daarin alle praktische info voor jouw dag. Hierin is ook een betaallink opgenomen waarmee je eenvoudig het resterende bedrag kan betalen uiterlijk tegen 3 werkdagen voor dat de fotoshoot gepland is. Het is ook mogelijk om de dag van de fotoshoot cash en gepast te betalen.

 

Er kunnen pas foto’s geleverd worden indien alle openstaande betalingen voldaan zijn.

 

3.2.2 Een minishoot

De minishoot dient vooraf volledig betaald te worden om jouw tijdslot te reserveren in mijn agenda. De minishoot wordt betaald ter bevestiging. Indien deze niet binnen 5 werkdagen of zoals vermeld op de boekingspagina betaald wordt, ben ik genoodzaakt deze plaats vrij te geven voor andere klanten die willen boeken. 

​

Er kunnen pas foto’s geleverd worden indien alle openstaande betalingen voldaan zijn.

 

3.2.3 Fysieke en/of digitale producten

Na het plaatsen van een (na)bestelling ontvang jij als klant per mail een bevestiging van de bestelling alsook de overeenstemmende factuur met het verzoek het bedrag over te maken. Na ontvangst van de volledige betaling worden de producten afgewerkt en besteld indien nodig en geleverd.

 

3.3 Fotoshoot/minishoot

​

3.3.1 De fotograaf zal een selectie maken van de naar haar inzicht beste foto’s dewelke bewerkt worden in haar eigen stijl. De fotografe is vrij om naar eigen inzicht te beoordelen welke foto’s wel en niet geschikt zijn om aan jou als klant te tonen. Er kan geen beroep gedaan worden op foto’s die volgens de fotografe niet geschikt zijn om te tonen. 

​

3.3.2 Indien de klant te laat arriveert of klaar is op zijn/ haar fotoshoot wordt de hoeveelheid te late tijd afgetrokken van de tijd die nodig is voor de toegewezen fotoshoot. 

​

3.3.3 Binnen 5 à 10 werkdagen na jouw fotoshoot zal je een persoonlijke pagina toegestuurd krijgen met daarin een link waar je de foto’s in klein formaat kan bekijken als preview. Dit zijn zogenaamde voorbeeldfoto’s, waaruit de klant zijn/haar digitale bestanden/producten kan kiezen en evt. kan nabestellen. Deze voorbeeldfoto’s zijn uitsluitend bestemd om (na)bestellingen uit te kiezen, en mogen in geen geval gebruikt of gepubliceerd worden op welke manier dan ook. Het aantal afgeleverde foto’s verschilt per fotoshoot, er worden steeds minimum 15 voorbeeldfoto’s afgeleverd.

 

3.2.4 Print credit

​

Eventueel print credit dat inbegrepen is in een fotoshoot pakket kan enkel en alleen gebruikt worden voor niet-digitale producten beschikbaar in de printwinkel. Het tegoed blijft maximaal 3 maanden na aflevering van de persoonlijke pagina geldig. Er wordt geen geld terugbetaald wanneer het tegoed niet of niet volledig wordt opgebruikt binnen deze termijn.

​

3.3.5 De persoonlijke pagina blijft maximaal 3 maanden online staan. Indien de klant na deze termijn pas zijn/haar foto’s uitkiest, dan zal hiervoor een extra kost van €25,- in rekening gebracht worden om de pagina terug online te zetten.

​

3.3.6 Na het uitkiezen en betalen van de foto’s en/of producten door de klant worden deze volledig afgewerkt. Extra gekozen producten, niet inbegrepen in het pakket, worden pas afgewerkt en geleverd na ontvangst van de volledige betaling hiervan.

​

Er wordt steeds naar gestreefd digitale bestanden binnen 21 kalenderdagen af te leveren. 

Bij fysieke fotoproducten wordt gestreefd naar een levertermijn van max. 2 maanden. Fysieke producten worden eerst door mijzelf gecontroleerd. Na deze controle neem ik contact op om de producten bij mij op te halen, tenzij vooraf voor verzending gekozen werd. Belangrijk: fysieke producten worden steeds voor jou persoonlijk gemaakt, vanaf ontvangst van betaling is het dus nooit mogelijk dit te annuleren of aan te passen. 

​

3.4 Verwijderen van niet gekozen foto’s
Foto’s die niet binnen een periode van 6 maanden na de foto- en/of minishoot gekozen worden, worden hierna definitief verwijderd. Hierdoor kan er opslagruimte vrijgehouden worden voor digitale bestanden die wel door klanten werden aangekocht. De verwijderde foto’s kunnen op geen enkele manier terug opgevraagd worden in de toekomst.

​

4. Annulatie, overmacht & weersomstandigheden

​

4.1 Annulatie

Indien de klant een fotoshoot wenst te annuleren, moet dit worden aangegeven via mail aan de fotografe. Bij annulatie binnen 48u voor uitvoeringsdatum dient dit ook telefonisch te gebeuren. 

 

Een fotoshoot kan tot twee weken voor uitvoeringsdatum kosteloos geannuleerd worden.

Wordt de fotoshoot nadien definitief geannuleerd door jou als klant, dan worden volgende vergoedingen in rekening gebracht (behoudens overmacht):

• Bij annulatie tot 14 dagen voor uitvoeringsdatum: 25% van de kostprijs voor de fotoshoot, exclusief reiskosten.

• Bij annulatie tot 7 dagen voor uitvoeringsdatum: 50% van de kostprijs voor de fotoshoot, exclusief reiskosten.

• Bij annulatie tot 48u dagen voor uitvoeringsdatum: 75% van de kostprijs voor de fotoshoot, exclusief reiskosten.

 

Bij een no show zonder verwittiging dien jij als klant het volledige bedrag voor de fotoshoot alsnog te betalen.

 

4.2 Indien de klant een minishoot wenst te annuleren wordt deze niet terugbetaald tenzij bij annulatie tot 7 dagen voor uitvoeringsdatum.

 

4.3 Overmacht

In geval van ziekte of overmacht waardoor of de fotograaf of de klant niet in staat is de fotoshoot op de overeengekomen datum uit te voeren, zal de fotograaf binnen 14 kalenderdagen een nieuwe datum zoeken met de klant. Het opnieuw plannen van de fotoshoot moet binnen de 3 maanden vallen. Indien ik niet meer beschikbaar ben voor het inplannen van een nieuwe datum binnen deze periode vervalt de fotoshoot en worden er geen kosten in rekening gebracht.

Wanneer door de klant geen nieuwe datum wordt bevestigd vervalt de fotoshoot en wordt deze beschouwd als een no show waarbij het volledige bedrag voor de fotoshoot in rekening zal worden gebracht. 

 

4.4 Weersomstandigheden

Indien een fotoshoot niet kan doorgaan omwille van weersomstandigheden, zal de fotograaf binnen 14 kalenderdagen een nieuwe datum zoeken met de klant. Het opnieuw plannen van de fotoshoot moet binnen de 3 maanden vallen. Indien ik niet meer beschikbaar ben voor het inplannen van een nieuwe datum binnen deze periode vervalt de fotoshoot en worden er geen kosten in rekening gebracht.

Wanneer door de klant geen nieuwe datum wordt bevestigd vervalt de fotoshoot en wordt deze beschouwd als een no show waarbij het volledige bedrag voor de fotoshoot in rekening zal worden gebracht. 

​

Indien een minishoot niet kan doorgaan omwille van weersomstandigheden en er geen mogelijkheid is om deze nog opnieuw te organiseren omwille van enerzijds de locatie die niet meer beschikbaar is of anderzijds geen vrij moment meer in de agenda van de fotografe, dan zal de kostprijs van de minishoot volledig terugbetaald worden aan de klant.
Indien er wel een alternatieve datum mogelijk is en gecommuniceerd wordt maar de klant dan zijn/haar minishoot annuleert is art. 4.2 van toepassing.

​

5. Klachten, aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid

​

5.1 De fotografe kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden bij ongevallen of lichamelijke schade bij mens of dier veroorzaakt tijdens een foto- of minishoot. Ook bij materiële schade kan de fotografe niet aansprakelijk worden gesteld. Bij schade aan de fotografe of het fotografiemateriaal veroorzaakt door de klant of een dier van de klant, gelden de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek.

​

5.2 Klachten betreffende het geleverde werk dienen binnen 5 werkdagen na levering van de voorbeeldfoto’s schriftelijk aan de fotograaf te worden verteld. 

​

5.3 Het is in geen geval mogelijk om geld terug te eisen. Bij ontevredenheid zal er, indien de fotografe van oordeel is dat er niet aan de standaard voldaan is, eventueel een nieuwe afspraak worden gemaakt om alsnog het gewenste doel te bereiken. Dit is uitsluitend mogelijk als er volgens punt 5.2 binnen 5 werkdagen een officiële klacht is ingediend. Reiskosten dienen hierbij opnieuw te worden vergoed.

​

5.4 Indien de klant ervoor kiest om fysieke fotoproducten te laten verzenden naar zijn/haar adres, kan Evi Coomans fotografie niet aansprakelijk gesteld worden voor het kwijt of beschadigd geraken van het product. Er is steeds de mogelijkheid en voorkeur om producten bij de fotografe aan huis op te halen. Alle schade die een bestelling tijdens het transport of na het afhalen oploopt, valt buiten de verantwoordelijkheid van de fotografe.

​

5.5 De fotografe is niet aansprakelijk voor kleurafwijkingen op niet gekalibreerde beeldschermen of producten die niet door de fotografe werden afgeleverd.

 

5.6 Evi Coomans fotografie is niet verantwoordelijk voor het verlies van digitale bestanden. Na een foto/minishoot ontvangt de klant een nazorgdocument waarin vermeld wordt hoe deze bestanden best bewaard worden. Het is de klant zijn verantwoordelijkheid om te zorgen voor de nodige backups. Evi Coomans fotografie houdt alle gekozen foto’s standaard 2 jaar bij. Er wordt een extra kost van €25,- aangerekend wanneer de fotografe in het archief foto’s moet gaan opzoeken om opnieuw te versturen. 

​

6. Gebruik van digitale foto’s

6.1 Digitale bestanden worden steeds in twee formaten afgeleverd. Een hoog resolutie bestand, en een webbestand. Webbestanden worden speciaal aangepast en geleverd met logo voor gebruik op social media/internet met vermelding van mijn naam, website of een tag. Deze mogen in geen geval worden gebruikt voor het produceren van afdrukken. In geval van inbreuk heeft de fotograaf recht op een vergoeding die overeenkomt met de waarde van het aantal hoge resolutiefoto’s dat ten onrechte zijn afgedrukt.

​

Hoge resolutie bestanden zijn geschikt voor afdrukken. Deze mogen echter nooit op het internet worden geplaatst.

​

6.2 Het is niet toegestaan om afgeleverde digitale bestanden nadien zelf te gaan bewerken/bijsnijden. De foto verliest op die manier de stijl en diensten van Evi Coomans fotografie. Indien dit wel gedaan wordt zal de klant aangesproken worden om de foto te verwijderen van social media en dergelijke. Indien hier geen gehoor aan gegeven wordt zal er een schadevergoeding van €100,- per bewerkte foto in rekening gebracht worden.

​

7. Auteursrechten

Elke fotoreportage van mij wordt beschouwd als artistiek werk, en is daarbij onderhevig aan auteursrechten. De foto's blijven steeds in eigendom van de fotografe tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen. Bij volledige betaling van de fotoshoot en producten koopt de klant het recht om foto's te printen en publiceren voor persoonlijke doeleinden. 

​

Foto's gemaakt door mij kunnen ten allen tijden gepubliceerd worden op mijn website, facebook en/of andere media zoals wall art/voorbeeldalbums/portfolio’s. Indien u dit niet wenst, gelieve mij hiervan voorafgaand aan de fotoshoot schriftelijk van op de hoogte te brengen.

​

Ieder toegewezen recht op publicatie is persoonsgebonden en niet overdraagbaar. Als u bijvoorbeeld uw paard of pup verkoopt, heeft de nieuwe eigenaar geen recht op de foto’s. De nieuwe eigenaar zal zelf ook moeten betalen voor de foto’s indien hij deze ook in zijn bezit wil hebben en/of gebruiken.

​

Indien u tekst- of beeldmateriaal van Evi Coomans fotografie commercieel wilt gebruiken voor publicaties van welke aard dan ook, neem dan vooraf contact op met Evi Coomans. Er zal een passende vergoeding en afspraken worden besproken. Ieder gebruik van fotografisch werk dat niet vooraf schriftelijk is overeengekomen wordt beschouwd als een inbreuk op het auteursrecht van de fotografe. Bij inbreuk komt de fotografe een vergoeding toe ter hoogte van tenminste 3 maal de door de fotografe gebruikelijk gehanteerde vergoeding voor dergelijke vorm van gebruik. 

​

8. Cadeaubonnen & kortingen

​

8.1 Evi Coomans fotografie biedt cadeaubonnen aan. Hierbij kan een bedrag naar keuze gekozen worden vanaf €25,-. 

​

8.1.1 In een cadeaubon zijn geen reis- of eventuele verzendkosten verrekend. Deze dienen te worden vergoed door de ontvanger van de bon.

​

8.1.2 Een cadeaubon kan niet retour genomen worden en kan niet worden omgeruild voor geld.

​

8.1.3 Een cadeaubon mag geschonken of verkocht worden aan iemand anders, echter blijft de op de bon vermelde geldigheidsdatum van toepassing. 

​

8.1.4 Een cadeaubon is max. 1 jaar geldig na afgifte en kan eenmalig gebruikt worden. Er wordt geen geld of tegoed retour gegeven indien uw fotoshoot en eventuele nabestelling een lagere waarde heeft dan de waarde van de cadeaubon.

​

8.2 Kortingsbonnen- of codes zijn niet cumuleerbaar met elkaar.

​

9. Customer loyalty card

​

9.1 Vanaf 2023 ontvangen klanten die een fotoshoot of minishoot boeken een customer loyalty card. Elke uitgave van €45,- aan een fotoshoot, minishoot of aankoop in de printwinkel geeft recht op een zegel voor de customer loyalty card (uitgezonderd reis- en verzendkosten). 

​

9.2 Bij een volle kaart met 10 zegels ontvangt de klant een tegoed van €50,-, te besteden aan een volgende fotoshoot of aankoop in de print store. Het minimumbedrag te besteden in de printwinkel bedraagt hierbij €85,-.

​

9.3 Customer loyalty cards zijn niet overdraagbaar aan iemand anders.

​

10. algemeen

​

10.1 Niemand kan zijn of haar rechten en/of verplichtingen voortvloeiend uit deze algemene voorwaarden of onze overeenkomsten overdragen aan een derde partij zonder toestemming van de andere partij.

 

10.2 Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk in strijd zou zijn met een wettelijke bepaling, en daardoor nietig zou zijn, dan blijven deze voorwaarden voor het overige onverminderd van kracht. Indien nodig zullen partijen gezamenlijk een nieuwe bepaling overeen komen die in dezelfde lijn ligt met het doel van de nietige bepaling.

 

10.3 Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Voor elk geschil aangaande de toepassing en de interpretatie van deze algemene voorwaarden en/of voortvloeiend uit een rechtsbetrekking tussen de fotograaf en de Klant, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

​

Evi Coomans fotografie – 30 april 2024